Номенклатура справ на 2026 рік
Комунальний заклад
«Академічна гімназія Кропивницької міської ради»
ЗАТВЕРДЖУЮ:
Директор гімназії
____________ Світлана КОЛОСОВА
Номенклатура справ на 2026 рік
| Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Переліком | Примітка | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 01. Розпорядчо-організаційна робота, контроль | |||||
| 01-01 | Ліцензія на впровадження освітньої діяльності |
Постійно ст.48 |
|||
| 01-02 | Книга наказів з основної діяльності (книга реєстрації) |
постійно ст. 16-а |
|||
| 01-03 | Книга наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (накази про прийняття на роботу; переміщення за посадою; переведення на іншу роботу; сумісництво; звільнення; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміну біографічних даних; оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; відпустки щодо догляду за дитиною; відпустки без збереження заробітної плати) |
75 років, ст. 16-б |
|||
| 01-04 |
Документи державної атестації навчального закладу Свідоцтво про державну атестацію закладу |
До ліквідації закладу | |||
| 01-05 | Статут |
До ліквідації закладу ст. 30 |
|||
| 01-06 | Журнал звернень громадян | 5 р. | |||
| 01-07 | Акти прийому передачі (при зміні керівництва) | До ліквідації закладу | |||
| 01-08 | Документи (акти, довідки, приписи, тощо) перевірок роботи закладу |
5 р. |
|||
| 01-09 | Контрольно-візитаційна книга | 5 р. | |||
| 01-10 | Книга наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (відпустки) |
5 р. ст. 16-б |
|||
| 01-11 | Журнали реєстрації вхідних документів |
5 р. ст.122 |
|||
| 01-12 | Журнали реєстрації вихідних документів |
5 р. ст. 122 |
|||
| 01-13 | Правила внутрішнього трудового розпорядку гімназії |
1 р. ст. 397 |
|||
| 01-14 | Номенклатура справ |
5 р. ст. 112-а |
після заміни новою | ||
| 01-15 | Колективний договір |
5 р. ст. 395-а |
Після заміни новим | ||
| 01-16 | Журнал реєстрації довідок |
1 р. Після закінчення |
|||
| 01-17 | Протоколи загальних зборів трудового колективу |
Постійност. 12-а |
|||
| 01-18 | Журнал обліку відвідування навчальних занять учнями закладу |
1 р. ст. 592 |
|||
| 01-19 | Книга наказів з адміністративно-господарських питань |
5 р. ст.16-в |
|||
| 02. Навчально-виховна та методична робота | |||||
| 02-01 | Освітня програма |
До заміни новими ст. 300 |
|||
| 02-02 | Річний план роботи |
5 р. ст. 157-а |
|||
| 02-03 | Протоколи засідань педагогічної ради |
Постійно ст. 14-а |
|||
| 02-04 | Стратегія закладу |
5 р. ст. 14-а, 121а |
|||
| 02-05 | Документи щодо протидії булінгу |
5 р. ст. 44-б |
|||
| 02-06 | Протоколи засідань нарад при директорові |
Доки не мине потреба ст.14-а |
|||
| 02-07 | Документи щодо підвищення кваліфікації педагогічних працівників |
5 р. ст.618 |
|||
| 02-08 | Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту |
75 р. ст. 531-а |
|||
| 02-09 | Книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, срібних і золотих медалей |
75 р. ст. 531-а |
|||
| 02-10 | Книга обліку видачі Похвальних листів та Похвальних грамот |
10 р. після закінчення книги |
|||
| 02-11 | Алфавітна книга запису учнів |
До ліквідації закладу ст. 525є |
|||
| 02-12 | Книга наказів з обліку руху учнів |
75р. ст. 121б |
|||
| 02-13 | Журнал обліку руху учнів |
75р. ст. 121б |
|||
| 02-14 | Документація щодо організації та проведення атестації педагогічних працівників (списки членів, протоколи засідань атестаційної комісії, рішення атестаційної комісії, звіти, відомості про проведення атестації, заяви про незгоду з рішеннями АК та документи (довідки, висновки) про їх розгляд) |
5 р. ст. 122,636 |
|||
| 02-15 | Журнал роботи з учнями, які потребують індивідуального навчання |
5 р. ст. 630 |
|||
| 02-16 | Документи про організацію індивідуального навчання |
5 р. ст. 298 |
|||
| 02-17 | Журнал обліку робочого часу технічних працівників |
5 р. ст. 630 |
|||
| 02-18 | Документи щодо закінчення навчального року державної підсумкової атестації учнів гімназії (накази, протоколи) |
5 р. ст. 298 |
|||
| 02-19 | Статистичні звіти про роботу гімназії (№ ЗНЗ-1, 83-РВК) | 1 р. | |||
| 02-20 | Довідки про приймання та переведення учнів до інших закладів |
5 р. ст. 44 б |
|||
| 02-21 | Тарифікація вчителів (списки) |
25 р. ст. 415 |
|||
| 02-22 | Класні журнали |
5 р. ст. 590 |
|||
| 02-23 | Журнал групи продовженого дня |
5 р. ст. 590 |
|||
| 02-24 | Журнали планування та обліку роботи гуртків ДЮЦ |
5 р. ст. 590 |
|||
| 02-25 | Журнал обліку пропущених та заміщених уроків |
5 р. ст. 630 |
|||
| 02-26 | Документи щодо організації і проведення шкільних предметних олімпіад |
5 р. ст. 64 б |
|||
| 02-27 | Документи ДЮЦ | 3 р. | |||
| 02-28 | Документи щодо організації роботи з дітьми з ООП |
3 р. ст. 298 |
|||
| 02-29 | Річний звіт директора гімназії | 5 р. | |||
| 02-30 | Книга видачі документів про позашкільну освіту |
До ліквідації ст. 531а |
|||
| 02-31 | Внутрішня система забезпечення якості освіти |
До заміни новою ст. 553 |
|||
| 02-32 | Документи про організацію харчування в закладі |
3 р. ст. 334 |
|||
| 02-33 | Особові справи учнів |
3 р. ст. 494 |
|||
| 02-34 | Документація щодо організації роботи з безпеки життєдіяльності учнів |
10 р. ст. 437,453,474 |
Після закінчення школи | ||
| 02-35 | Медичні довідки учнів |
3 р. ст. 707 |
|||
| 02-36 | Журнал для фіксації температурного скринінгу | 1 р. | |||
| 02-37 | Документи учнівського самоврядування |
5 р. |
|||
| 02-38 | Документи СПС |
5 р. ст. 620 |
|||
| 02-39 | Документи щодо обліку дітей пільгових категорій |
5 р. ст. 44 б, 303 |
|||
| 02-40 | Медичні книжки працівників | Термін роботи працівника | |||
| 03. Робота з кадрами | |||||
| 03-01 | Посадові інструкції працівників (журнал видачі посадових інструкцій) |
5 р. ст. 43 |
після заміни новими | ||
| 03-02 | Книга обліку педагогічних працівників |
50 р. |
|||
| 03-03 | Особові справи працівників (журнал обліку особових справ) |
75 р. ст. 493-в |
Після звільнення | ||
| 03-04 | Трудові книжки працівників | До звільнення працівника | |||
| 03-05 | Книга обліку трудових книжок працівників |
50р. |
|||
| 03-06 | Книга видачі трудових книжок працівників |
50 р. |
|||
| 03-07 | Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов`язаних та резервістів |
7 р. ст. 673 |
|||
| 03-08 | Журнал обліку військовозобов`язаних, резервістів і призовників, які заявили про стан здоров`я. |
1-7 р. ст.571 |
|||
| 03-09 | Журнал обліку призовників |
3 р. ст.571 |
|||
| 04. Фінансово-господарська діяльність | |||||
| 04-01 | Штатний розпис |
3 р. ст. 37-а |
|||
| 04-02 | Графіки роботи працівників | 1 р. | |||
| 04-03 | Паспорти кабінетів підвищеної безпеки |
1 р. |
|||
| 04-04 | Договори про матеріальну відповідальність |
5 р. |
|||
| 04-05 | Акти готовності закладу до нового навчального року |
5 р. |
|||
| 04-06 | Документи ЦЗ (ланки, функціональні обов’язки, плани, накази) |
5 р ст. 18-б |
|||
| 04-07 | Акти, приписи з питань протипожежної охорони, санітарно-епідемічної служби |
3 р. ст. 1192 |
|||
| 04-08 | Організаційно-облікові документи роботи їдальні (документи щодо впровадження системи НАССР, журнали обліку, звіти). | 1 рік | |||
| 04-09 | Документи щодо медичного обслуговування в закладі |
3 р. |
|||
| 04-10 | Документація щодо організації роботи з ОП |
45 р. ст. 437, 453, 474 |
Після закінчення журналу | ||
| 04-11 | Журнали реєстрації та видачі інструктажів з питань охорони праці, БЖ, ПБ |
10 р. Після закінчення журналу |
|||
| 04-12 | Технічний паспорт закладу |
до ліквідації ст.541 |
|||
| 04-13 |
Паспорт навчального закладу |
1 р. ст. 541 |
|||
| 04-14 | Інвентарний опис основних засобів | 1 р. | |||
|
04-15 |
Акт (свідоцтва, акти, договори) на землю | До ліквідації закладу | |||
| 04-16 | Інвентарна книга обліку бібліотечного фонду |
До ліквідації бібліотеки ст. 805 |
|||
| 04-17 | Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду |
10 років ст. 805 |
|||
| 04-18 | Щоденник роботи бібліотеки |
3 р. ст. 804 |
|||
| 04-19 | Протоколи засідань комісії з соціального страхування |
5 р. ст. 711 |
|||
Виконавець ____________ Овечко Д.М.
Протокол ЕК № ______
від «_____» ___________ року
ПОГОДЖЕНО
Начальник управління освіти
Кропивницької міської ради
_______________ Лариса КОСТЕНКО
«_____» ____________ рік